Pour viser un événement écoresponsable, il faut non seulement se pencher sur l’impact des personnes présentes, mais aussi sur les personnes absentes! Un participant inscrit à un événement d’affaires décide finalement de ne pas y aller. Il a pesé le pour et le contre, et préfère finalement accorder son temps à autre chose. Une fois décuplée par X participants, quel impact environnemental cette décision a-t-elle eu?
Nous tenterons de répondre à cette question afin d’ensuite proposer des solutions pour réduire l’absentéisme en événement.
Premièrement, pourquoi certaines personnes s’absentent?
Selon nous, c’est par manque d’engagement. Un participant qui ne sent pas que sa participation aura un impact direct sur l’atteinte de l’objectif de ce rassemblement, ne se déplacera pas. De plus, nous pensons que c’est aussi principalement par manque de retombées économiques pour la personne concernée. Un participant à un événement d’affaires cherche nécessairement des retombées économiques, que ce soit par l’apprentissage ou par le réseautage. Et dans le contexte actuel, il n’y a pas place à l’ambiguïté. Les participants cherchent une garantie de retombées économiques, sinon ils ne se déplacent plus.
Ensuite, quel est l’impact environnemental de l’absentéisme en événementiel?
- La dépense énergétique du lieu
Les espaces événementiels ont tous une dépense énergétique à considérer. Plus la salle est grande, plus la quantité d’énergie nécessaire pour l’éclairer, la chauffer et la climatiser est grande! Sans compter l’augmentation d’équipement audiovisuel, tous branchés à l’électricité, pour faire vivre le son et l’image de la conférence dans un plus grand espace. Une salle trop spacieuse pour une conférence ou un salon d’exposition aura une dépense énergique plus grande que nécessaire.
- Le gaspillage de la nourriture et de la boisson
La majorité des organisateurs d’événements prévoient du café, des collations, et des repas pour les congressistes. Les absents créent un gaspillage alimentaire qui pourrait être évité. C’est encore plus important dans la situation actuelle, alors que la formule buffet est en vogue pour pallier le manque de personnel, selon le directeur général de Tourisme d’affaires Québec.
L’objectif zéro-déchet commence par une planification faite avec précision.
- Les GES des déplacements
Toute la main-d’œuvre qui se déplace pour aller travailler à l’événement, le personnel de service comme les personnes à l’accueil par exemple, a aussi un impact environnemental. Les transports représentent une portion considérable de l’empreinte carbone. Il faut absolument s’assurer que tous les déplacements qui ont lieu sont nécessaires. Si l’affluence est moindre à l’événement, et que certains employés se sont déplacés sans raison, c’est problématique.
Finalement, comment viser l’écoresponsabilité événementielle
« Le développement durable est désormais un incontournable des cahiers de charge des organismes, qui doivent montrer leurs actions à leurs membres. » Christian Ruel, vice-président aux finances et à l’administration au Palais des Congrès de Montréal. Le Palais des Congrès de Montréal a d’ailleurs lancé une nouvelle politique d’écoconditionnalité et offre des rabais aux organisateurs d’événements qui posent des gestes concrets en développement durable durant leur projet.
Le taux d’absentéisme génère du gaspillage alimentaire, de la main-d’œuvre engagée pour rien, des salles vides et des partenaires insatisfaits.
Toutefois, si un participant ne voit pas d’intérêt à aller à un événement, il ne faut pas qu’il s’oblige à y aller simplement pour éviter les conséquences environnementales citées ci-haut.
C’est aux organisateurs d’offrir des arguments clefs aux participants pour les convaincre de se présenter à l’événement. C’est l’organisateur qui doit encadrer l’impact environnemental.
Si ces personnes se sont inscrites à l’événement initialement, c’est qu’elles croyaient qu’elles pourraient en tirer profit. Pourquoi changent-elles d’idées? Et surtout, comment éviter qu’elles se désintéressent?
Pour se faire, l’organisateur doit connaître son public, et se donner des outils pour avoir une vision précise de la participation aux activités.
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