Pourquoi utiliser une plateforme de gestion d’événement?
Les organisateurs d’événements utilisent un type de tableau de bord pour les aider à mieux gérer leurs programmes, qu’ils soient virtuels ou hybrides. Peu importe le type d’événement tenu (assemblée générale, table ronde, rencontre virtuelle ou encore, réseautage d’affaires), la plateforme de gestion saura contribuer de belle façon au succès de vos réunions en ligne. S’allier un outil technologique de la sorte vous profitera ainsi de plusieurs façons. Voici donc quelques avantages que vous procurera une plateforme événementielle.
Plateforme de visioconférence et diversification des activités
Dans un premier temps, une plateforme du genre vous permet de rassembler votre programmation au même endroit : planification des rencontres B2B, envoi d’invitations aux conférences zoom, échange de courriels et bien plus! Pour vous, aucune limite en ce qui concerne les options offertes et pour le participant, tout est à portée de main… tout simplement!
Agenda personnalisé
Dans un deuxième temps, sur une plateforme d’événements, l’utilisateur peut se créer un agenda personnalisé. C’est particulièrement utile si votre programme propose une multitude d’activités, et ce, même si en règle générale, les participants ne s’inscrivent qu’à une sélection ciblée. Autrement, un tel outil vous offre des options hybrides regroupant, par exemple, la possibilité de s’inscrire à des activités qui auront lieu en présentiel et d’autres en virtuel.
Avantages financiers
Un autre grand avantage est qu’une telle plateforme vous permettra de générer des revenus additionnels! En effet, grâce à un plan de commandite préalablement établi, vous pourrez maximiser l’espace et le rendement sur la plateforme, générant ainsi des possibilités de visibilité accrues pour les commanditaires.
Plateforme d’événements virtuels sécuritaire
La plupart de ces plateformes combinent plusieurs technologies. Par exemple, pour un événement virtuel, vous pourriez avoir besoin de Vimeo, Zoom, Bluejeans, Teams – et une plateforme peut rassembler toutes ces options pour vous afin d’offrir une expérience plus fluide pour l’utilisateur. Elles offrent ainsi un grand nombre d’options pour l’organisateur, comme des tables rondes, des ateliers, des conférences ou encore, des rencontres privées. Mais plus important encore, une telle technologie est surtout flexible et sécuritaire, un aspect très recherché autant par vos participants que par vos partenaires et commanditaires.
Plateforme de vidéoconférence personnalisable
Dans un cinquième temps, il est possible de personnaliser à votre image la plateforme de l’événement. En ce sens, vous pourrez y apposer votre image de marque, incluant vos couleurs et votre lexique, en plus de prédéterminer les choix de médias (images, vidéo, GIF, etc.), le format des publicités (bannières, boîtes, etc.) ainsi que les paramètres pour les visuels, comme les logos.
Plateforme pour événement d’affaires
En plus de proposer une interface simple et intuitive, la plateforme événementielle constitue un outil de jumelage intelligent. Quoi de mieux pour un événement d’affaires? En utilisant ce type de programme, vous pourrez certes bénéficier d’une technologie qui met en relation les participants ayant des intérêts communs.
Une expérience en continu
Un autre avantage de la plateforme de gestion d’événement, est d’offrir une expérience à vos participants qui n’est pratiquement pas figée dans le temps. Cet outil permet de vivre l’expérience avant, pendant et après l’événement! Donnez-leur l’occasion de préparer leur participation en planifiant des réseautages par clavardage avant l’événement. Cela permettra à vos invités de cibler, parmi les rencontres proposées durant l’événement, celles qui seront les plus pertinentes pour eux. Après l’événement, ils auront, de plus, la chance de clore la discussion. En tant qu’organisateur, vous ne serez pas en reste puisque vous pourrez aussi profiter de cette plateforme pour partager des nouvelles sur l’industrie, sur la programmation ou sur les partenaires.
Une gestion d’événement à saveur humaine
Finalement, ce type d’outil est axé non seulement sur la technologie, mais également sur l’humain. En effet, au-delà d’une fonctionnalité machine, vous aurez accès à tout un service! Le plus efficace est encore d’avoir une personne chargée du projet qui sera en mesure de vous guider dans les différentes étapes de l’organisation. Un expert de la technologie, quant à lui, pourra préparer une plateforme qui répondra exactement à vos besoins, vous libérant, par le fait même, de ce stress supplémentaire. Dans le même ordre d’idée, déléguez certaines tâches, comme les communications ou l’accompagnement des participants. En résumé, une telle plateforme vous garantit un accompagnement pour la promotion de votre événement.
Organiser des événements virtuels ou présentiels, voire hybrides requiert néanmoins de bonnes connaissances dans plusieurs domaines. Vous ne vous sentez pas assez ferré pour y arriver? Heureusement, il existe des firmes, comme B2B/2GO qui vous propose une offre de services clé en main, en plus d’une plateforme événementielle axée sur la qualité et la diversité. Communiquez avec nous pour obtenir un soutien événementiel professionnel.
