Pour la 11ème édition de son grand événement Cap vers la réussite, le Réseau des Femmes d’affaires du Québec (RFAQ) nous a mandaté pour héberger et animer son événement autour de conférences, de rencontres et de tables rondes. Celui-ci s’est tenu les 14,15 et 16 mai 2024 à Montréal.
Le mandat initial confié à B2B/2GO était ambitieux et diversifié, visant à soutenir un événement s’étalant sur trois journées complètes. L’événement adoptait une approche hybride, combinant des activités en présentiel à Montréal et d’autres entièrement virtuelles, tout en garantissant aux participant.e.s un accès à l’ensemble des activités, qu’elles soient physiques ou en ligne.
B2B/2GO a orchestré 130 tables rondes virtuelles et assuré la retransmission en direct des conférences. De plus, un réseau de rencontres B2B a été mis en place pour permettre aux participant.e.s d’échanger, en présentiel, virtuel ou hybride. L’événement a également intégré 30 délégations internationales. Tout au long du processus, B2B/2GO a offert un accompagnement complet, du début du projet jusqu’à sa livraison, à la fois sur place et à distance.
Pour vous donner une idée de la réussite du projet, voici les données finales, tirées du site web :
- 400 personnes rassemblées
- 2000 mélanges d’affaires
- 176 tables rondes
- 37 intervenant.e.s
- 36 grandes entreprises
- 11 éditions complétés
Notre personne contact chez le client a tenu à nous envoyer un message pour cette réalisation
Dès les premières rencontres, nous nous sentons compris et épaulés par l’équipe de B2B/2GO. Tout au long du mandat, c’est un travail en complète cohésion qui s’effectue. B2B/2GO transcrit parfaitement nos besoins dans un très beau produit technologique. Leur équipe est force de proposition pour ne laisser aucune place aux imprévues et nous guide à travers cela. Notre événement fût un grand succès, notamment grâce à la plateforme qui a obtenu un très haut taux de satisfaction auprès des participants.
Amélie Bassi, Cheffe gestion de marque, communications-marketing
Comment a-t-on réussi un événement de cette envergure ?
La particularité d’un événement hybride est de pouvoir allier le présentiel et le distanciel en simultané ou séparé.
Pour Cap vers la réussite, le déroulement était le suivant :
- 14 mai : journée en présentiel avec des conférences en direct et retransmises sur notre plateforme, ainsi que du réseautage B2B en présentiel et à distance.
- 14 et 15 mai : panels, tables rondes et réseautage, 100% à distance.
Étape 1 : Poser les bases du projet
Tout projet débute par une réunion de mise en contact. B2B/2GO rencontre le client pour discuter du projet et définir le calendrier. Une personne est assignée au projet du côté de B2B/2GO afin que le RFAQ puisse être assuré que les détails de leurs projets soient bien
compris et repris. Avoir une seule chargée de projet assignée par client garantit une meilleure continuité et compréhension des besoins spécifiques, ce qui améliore la communication et l’efficacité du projet.
Lors de cette réunion, plusieurs points sont abordés :
- Définition du dossier
- Comprendre les attentes de chacun
- Relever les potentiels points de vigilance
- Aborder de manière rapide les aspects logistiques sur place. Mais ce sujet sera approfondi lors d’une réunion à 1 semaine de l’événement.
- Mise à disposition d’outils de B2B/2GO : Plan de communication, Formation, Guides de procédure
Avec ces informations, B2B/2GO a construit un plan de travail.
Un des points le plus important : la date d’ouverture de la plateforme. Lors de ce point, chacun a son rétroplanning de fait et a sa date en tête. Mais pour que l’ouverture de la plateforme se fasse dans les meilleures conditions, il y a plusieurs points à prendre en compte :
- Combien de temps reste-il jusqu’à l’événement ?
- La quantité de travail à fournir
- Ne pas ouvrir trop tôt pour éviter une perte d’intérêt à l’événement mais cela dépend des dossiers.
Dans le cas de Cap vers la réussite, la première réunion s’est tenue deux mois avant et les clients ont demandé un lancement de la plateforme 1 semaine avant l’événement.
B2B/2GO s’engage à mettre en place une plateforme en ligne dans laquelle le programme de l’événement sera visible, mais le contenu doit être défini et développé par le RFAQ. B2B/2GO encadre le travail par des suggestions et recommandations.
Étape 2 : Retranscrire les besoins du client sur la plateforme
Une fois le projet dans nos mains et les bases posées, vient la question de comment le retranscrire sur la plateforme et par où commencer ?
Tout d’abord, lors de la 1ère phase, nous avons partagé un formulaire à remplir par le client. Bien que nous promettons de faire tout le travail sur la plateforme, le client reste le décideur. Par conséquent, nous demandons de recueillir les informations au sujet de l’événement sur un formulaire. Celui-ci regroupe toutes les informations dont on a besoin pour créer le squelette de la plateforme et par la suite intégrer les informations.
Nous la mettons à vos couleurs et la nourrissons de vos données au fur et à mesure. Cette première étape n’a pas à être répétée les années suivantes si le squelette de la plateforme ne change pas, il suffit de cocher la case : utiliser ceux de l’édition précédente.
Chaque projet est différent mais sa gestion reste la même. Au fil des années, B2B/2GO a développé une méthodologie très précise qui fonctionne efficacement. Il faut faire les choses dans l’ordre et ne pas négliger la force de proposition d’une équipe. Même si pour chaque projet, un chef de projet est dédié, il y a dans l’ombre toute une équipe qui aide à trouver différentes solutions lorsqu’une problématique se pose et qui permet de faire avancer le projet.
Comme un site Web d’entreprise, la plateforme doit communiquer l’identité de la marque. Nous nous assurerons de préparer la plateforme pour le RFAQ avec spécifiquement ce qui a été demandé. Ce processus comprend l’intégration de l’image de marque, des fonctionnalités et du contenu.
Nous utilisons plusieurs moyens technologiques pour assurer dans un premier temps la sécurité des données. Ce qui est un point primordial pour la gestion des événements avec les clients.
Étape 3 : Un long voyage de préparation nous attend
Le squelette de la plateforme est créé ? Elle est au couleur de votre événement ? Rentrons maintenant dans le vif du sujet : le contenu.
Le mandat : 130 tables rondes. Beau nombre. Mais qui dit 130 tables rondes dit :
- 130 titres
- 130 descriptions
- 130 liens zooms qui permettront aux participants, aux panélistes et aux modératrices de s’y connecter directement depuis leur interface via l’agenda en ligne qui est également téléchargeable pour être intégré dans différents calendriers professionnels : Outlook, Gmail…
- 130 images de couverture
- Minimum 130 panélistes
- 130 modératrices
- Etc…
B2B/2GO s’occupe de l’ajout de l’ensemble des informations sur la plateforme en ligne.
Mais en plus des tables rondes, il y a le contenu des conférences : 18, la partie technique des conférences pour la retransmission sur notre plateforme, les tests techniques, paramétrer les prises de rendez-vous.
Au fil du temps, l’événement est victime de son succès et le nombre de tables rondes augmente grâce à la persévérance des équipes de RFAQ. Nous devons notre succès à notre capacité et à notre dévouement à nous adapter aux besoins changeants de nos clients.
B2B/2GO propose une formation et un webinaire de démonstration sur l’utilisation de la plateforme pour obtenir des commentaires. Le client recevra tous les codes administrateur nécessaires pour accéder à la plateforme et suivre son évolution. Le client aura droit à des rondes de corrections.
Étape 4 : L’ouverture de la plateforme
Ça y est, le jour de l’ouverture de la phase 1 de la plateforme est arrivé. Le plan de communication créé par B2B/2GO a été approuvé. On vérifie les derniers détails : tout fonctionne, la bonne liste de participants est importée et on appuie sur le bouton qui envoie les mails d’activation de compte.
En parallèle de cela, on continue à travailler sur les tables rondes, enrichir les descriptions des conférences. Le seul point qui doit être parfaitement prêt à l’ouverture de la plateforme est les prises de rendez-vous.
On rêverait tous de voir un jour une plateforme prête à 100% le jour de son ouverture aux participants. Mais cela ’est rarement le cas quand la plateforme est plus qu’une plateforme de réseautage B2B. Cela n’est cependant pas un enjeu, car la plateforme continue d’être bonifiée par l’équipe de B2B/2GO même suite à son ouverture.
Nous travaillons dans un secteur où les imprévus sont notre lot quotidien. Mais ces imprévus, nous rendent plus forts car nous devons nous surpasser et nous remettre en question.
Le cas de Cap vers la réussite n’a laissé aucun angle mort. Une entreprise qui ne peut finalement plus assurer une de ses tables rondes? Notre équipe est là pour assurer une expérience exceptionnelle aux participants et prendre la situation en main (avec accord du client bien entendu). Nous informons alors tous les
participants inscrites de l’annulation de la table ronde, mais jonglons parallèlement avec leur agenda pour leur trouver un nouvel horaire commun.
Notre travail va plus loin que le paramétrage de la plateforme, on est là en soutien et en conseil à l’organisateur, on essaye différentes approches pour trouver des plans B et les appliquer, sans que toute l’organisation soit remise en question. Notre équipe est pluridisciplinaire et chacun a une expertise différente ce qui en fait une force de proposition.
Étape 5 : Promotion et suivis de l’activité
Simultanément à la gestion de projet avec l’organisateur, nous devons nous occuper des questions via le chat, par téléphone et par courriels des participants. Nous avons une double casquette : celle de gestionnaire de projet et celle de service à la clientèle.
B2B/2GO envoie des communications personnalisées, au bon moment, à chaque utilisateur.
B2B/2GO surveille l’activité de la plateforme. Les inscriptions sur la plateforme augmentent-elles au rythme souhaité ? Toutes les conférences sont-elles également populaires ? Les utilisateurs réservent-ils des réunions sur la plateforme ? Cette analyse sera faite au jour le jour
B2B/2GO planifie les suivis des clients sur une base hebdomadaire. Les clients peuvent également superviser l’activité de la plateforme avec leurs profils clients. Les données détaillant l’activité de la plateforme peuvent être trouvées sur la plateforme à tout moment.
Étape 6 : La livraison du projet
Le jour J est arrivé et nous sommes fin prêts à lancer l’événement tout en continuant à accompagner le client durant toute sa durée.
L’équipe de B2B/2GO se présente sur place 1h avant le début de l’événement pour finaliser l’installation de la zone B2B, et pour discuter avec les techniciens qui s’occupent de la captation vidéo des conférences.
La réunion de préparation est faite, tous les aspects logistiques ont été vus, tous les aspects techniques ont été testés et vérifiés. L’événement peut débuter.
La première journée en présentiel commence par des rencontres B2B, des personnes manquent à l’appel. Trop tôt, trop de circulation ? Pour la majorité des personnes qu’on a eu au téléphone, elles sont bloquées dans la congestion de Montréal. Passons ce cap et focalisons notre attention sur le début des conférences. Notre équipe est disponible en tout temps pour soutenir les participants avec tout problème technique pouvant survenir La journée peut continuer à défiler. 18h clap de fin sur cette première journée qui s’est passée sans accroc majeur. Rentrons nous
reposer pour attaquer les deux journées suivantes qui s’annoncent intenses = les tables rondes s’ajoutent à l’équation.
Lendemain matin, 6h30 devant nos bureaux, on s’installe dans une grande salle :
- Une grande télé pour suivre la retransmission des conférences
- 2 collègues
- 2 ordinateurs portables
- 2 écrans supplémentaires
- 1 collègue supplémentaire pour la prise de présence des RDV quand l’activité des tables rondes est à son plus haut.
8h, la journée peut démarrer avec les conférences virtuelles et les premiers RDV à distance. S’ensuit à 9h des premières tables rondes. Toutes les 15 minutes de nouveau meetings et toutes les 30 minutes une nouvelle vague de table ronde. Cela pendant toute la journée sans interruption. 18h dernier rendez-vous lancé. 18h15 départ du bureau. On éteint tout et on se dit à demain pour la dernière journée.
Jeudi 16 mai, 7h on est dans les locaux, on allume tout et on est fin prêt à démarrer cette dernière journée d’événement. Le même scénario se profile tout le long de la journée. 18h sonne la fin de la journée mais aussi la fin de ces 3 jours marathoniens d’événement. On fait un rapide bilan et aucun problème technique n’a été identifié pendant ces deux jours à distance. Tout a été très fluide dans la gestion des tables rondes : les modératrices et les entreprises connectés à l’heure et les participantes aussi. On peut en conclure que ces trois jours ont été un fort succès au niveau technique et prestation de service de la part de B2B/2GO. Nous ne parlons pas encore de chiffre car de longues heures nous attendent pour extraire les données et les mettre en forme pour les analyser.
Étape finale : le rapport post-événement
Après chaque événement, un rapport est produit de notre part et envoyé au client pour analyse et nous programmons une rencontre post événement pour discuter des points positifs et des points d’amélioration pour les années à venir. Un rapport selon la nature du projet peut être fait en 48 heures comme en 2 semaines ce qui a été le cas pour Cap vers la réussite.
Comment pouvons-nous dire qu’un événement est réussi pour nous comme pour le client ?
Les statistiques ne mentent pas !
Un événement est toujours une réussite quand les chiffres de l’année N sont supérieurs à ceux de l’année N-1 que ce soit :
- Le nombre de participants actifs sur la plateforme
- Le nombre de rencontres programmées
- Le taux de présence aux rencontres
Le taux de participation aux tables rondes et/ou conférences Pour Cap vers la réussite, l’édition 2024 s’est terminée avec :
- 347 comptes actifs
- 274 rencontres programmées
- 90% de taux de présence
- 8820 messages échangés sur la plateforme
- 8866 consultations de profil
- 176 tables rondes
- 18 conférences retranscrites en direct sur la plateforme