Vous organisez un congrès, un colloque ou un salon professionnel d’envergure. Vos participants arrivent de plusieurs horizons, parlent français ou anglais, et chacun vient avec un objectif précis : apprendre, vendre, trouver un partenaire. Votre équipe, elle, doit orchestrer tout cela avec des ressources souvent restreintes.
Le bon choix technologique ne se résume donc pas à une liste de fonctionnalités. Il s’agit de trouver une plateforme qui accompagne le participant de la découverte de l’événement jusqu’à la dernière rencontre, tout en allégeant le travail de l’équipe organisatrice.
Ce guide reprend les questions que posent les organisateurs dans leurs appels d’offres, et explique comment B2B/2GO y répond.
Les six résultats à viser
Avant de comparer des fournisseurs, définissez ce que la plateforme doit changer concrètement. Les organisateurs d’événements professionnels s’entendent généralement sur six résultats :
- Un parcours fluide entre le site web et l’application. Le participant ne devrait jamais avoir l’impression de changer d’univers.
- Moins d’étapes après l’inscription. Pas de nouveau compte à créer, pas de code à retrouver dans un courriel perdu.
- Un accueil rapide et fiable. Check-in et impression de badges sans file d’attente qui s’étire.
- Une information accessible en tout temps. Programme, communications et informations pratiques à portée de main.
- Des rencontres B2B utiles. Pas seulement une messagerie entre participants.
- Des données exploitables. En temps réel pendant l’événement, et après pour le bilan.
Cinq critères pour départager les solutions
- Une solution clé en main, de l’inscription au badge. Chaque outil supplémentaire ajoute une intégration à maintenir, un export à réconcilier et un risque d’erreur. Une plateforme unique pour la billetterie, l’application et l’accueil élimine ces jonctions fragiles.
- Une valeur démontrée pour les connexions d’affaires. Demandez des fonctionnalités concrètes et des indicateurs mesurables : profils activés, demandes envoyées, rendez-vous confirmés et réalisés.
- Une administration à la portée d’une petite équipe. La meilleure plateforme est celle que votre équipe maîtrise. Formation, documentation et soutien humain accessible font toute la différence.
- Le respect de vos données. Les données de vos participants vous appartiennent. Exigez de savoir où elles sont hébergées, qui y a accès et comment les récupérer.
- Un coût total transparent. Licences, frais de transaction, équipement, configuration, soutien, renouvellement : tout doit être ventilé et proportionné à vos objectifs.
Une mise en œuvre en trois phases
Une plateforme bien déployée suit le rythme naturel de votre événement, plutôt que d’exiger tout le contenu dès le premier jour.
- Billetterie et parcours de vente. Configuration des billets et tarifs, intégration à votre site et tests avant l’ouverture des inscriptions.
- Plateforme participant. Programme, profils, communications et outils de connexion, ajoutés au fur et à mesure que vos contenus sont prêts.
- Exploitation sur site. Tests, formation, préparation de l’accueil, assistance le jour J et bilan.
B2B/2GO a été fondée en 2013 par des organisateurs d’événements. Cette origine explique notre approche : une plateforme tout-en-un, jumelée à un accompagnement par des experts qui connaissent la réalité du terrain.
- Billetterie et paiement intégrés, avec tarifs différenciés, codes promotionnels et communications bilingues.
- Une application accessible en web app, sans téléchargement obligatoire, et en version native pour ceux qui la préfèrent.
- Un matchmaking B2B structuré, avec prise de rendez-vous planifiés et suivis.
- Le check-in et l’impression de badges sur site, opérés avec votre équipe.
- Des données hébergées sur un serveur souverain canadien.
- Un mandat par événement, licence d’utilisation incluse, pour un coût clair dès le départ.
Pour aller plus loin
Cet article ouvre une série de quatre billets. Chacun approfondit une étape du parcours participant :
- Du site web au badge : simplifier inscription et paiement
- Application native ou web app : ce que ça change vraiment
- Au-delà de la messagerie : des connexions B2B qui se mesurent
- Accueil et badges : un check-in rapide, un plan de relève solide
Vous préparez un appel d’offres ou comparez des solutions? Parlons de votre événement.
