Vous le savez mieux que quiconque : le matin de l’ouverture, tout se joue à l’accueil. Une file qui s’allonge, un badge introuvable, une imprimante qui cède, et c’est toute l’équipe qui court. Pour bien choisir une solution d’accueil, il faut regarder au-delà du check-in lui-même.
Le check-in et l’impression de badges
Avec B2B/2GO, le check-in et l’impression de badges font partie de la même plateforme que la billetterie et l’application. Le participant se présente, est repéré en quelques secondes et repart avec son badge imprimé sur place. Aucun fichier à exporter, aucune liste à réconcilier la veille.
Les exceptions, prévues d’avance
Un accueil réussi, c’est surtout un accueil qui gère bien les cas particuliers :
- l’inscription sur place d’un participant de dernière minute;
- le remplacement d’un participant par un collègue;
- la correction d’un nom ou d’un titre sur le badge;
- la réimpression d’un badge perdu.
Prévoyez un poste dédié aux exceptions pour que les files régulières continuent d’avancer.
Équipement, postes et logistique
Le nombre de postes d’accueil dépend du volume de participants et de leur rythme d’arrivée. Un congrès dont tout le monde arrive à 8 h n’a pas les mêmes besoins qu’un salon où les visiteurs se succèdent toute la journée.
Avant de signer, faites préciser :
- les équipements inclus : imprimantes, tablettes, bornes, étiquettes, accessoires et consommables;
- le nombre de postes recommandé pour votre volume;
- la livraison, l’installation et les essais avant l’événement;
- la formation de votre équipe et des bénévoles.
Le plan de relève
Un équipement peut faire défaut, un réseau peut tomber. La question n’est pas de savoir si un imprévu surviendra, mais comment vous y répondrez. Un bon plan de relève prévoit du matériel de remplacement, une solution en cas de perte de connectivité et une personne-ressource joignable immédiatement.
Du soutien le jour J
C’est là que l’accompagnement fait toute la différence. Chez B2B/2GO, des experts issus du milieu événementiel vous accompagnent de la préparation jusqu’au bilan : tests, formation, assistance sur place. Votre équipe peut se concentrer sur l’accueil des gens, pas sur la technique.
Les questions à poser à un fournisseur
- Le check-in fonctionne-t-il si la connexion Internet est perdue?
- Quel équipement est inclus, et qui fournit les consommables?
- Combien de postes recommandez-vous pour notre volume et notre rythme d’arrivée?
- Qui est sur place ou joignable le jour de l’événement, et dans quels délais?
Cet article fait partie de notre série sur le parcours participant. Lisez l’article principal : Choisir une plateforme événementielle qui soutient tout le parcours participant.
