Organisation d’événement : les bons conseils
À bien des égards, le mode virtuel a su faire ses preuves, particulièrement au cours des derniers mois. S’il y a une chose que la pandémie nous a apprise, c’est que les gens peuvent être aussi proactifs et efficaces à distance qu’en présentiel. Il est donc permis de penser que le réseautage virtuel est irrévocable. Surtout que des outils existent maintenant pour permettre aux organisateurs d’événements de se démarquer davantage de leurs concurrents et d’offrir une plus grande gamme d’expériences à leurs invités. La plateforme B2B/2GO représente un allié de taille dans toute démarche événementielle. Découvrez comment profiter du savoir-faire B2B/2GO en combinant quelques principes fondamentaux en événementiel pour finalement organiser un événement à la hauteur de vos attentes.
Principes fondamentaux de l’organisation d’événement
- La préparation est la clé du succès de tout événement. En effet, les événements virtuels, tout comme les présentiels requièrent réflexion, minutie et rigueur. Parce que le nombre de tâches liées à un événement peut rapidement devenir exponentiel, il faut s’accorder le temps de bien les réaliser, car le moindre détail peut faire une grande différence dans la conclusion de votre événement. On doit donc s’assurer de bien tout planifier au moyen d’un échéancier détaillé. Également, une telle préparation vous confirmera la validité de votre événement par rapport au budget alloué.
- La plateforme bilingue B2B/2GO conviendra assurément à votre événement par son adaptabilité et sa manipulation facilitée pour tous les utilisateurs. En plus de centraliser l’interaction, vous pourrez y afficher l’horaire, de l’information sur les partenaires et des espaces textes descriptifs, par exemple. La plateforme vous permet également la diffusion en continu, des salons de rencontre B2B ou des sessions de webinaires, entre autres solutions. Elle comporte également tous les paramètres qui vous permettront de réaliser efficacement l’une ou l’autre des méthodes, selon votre choix.
- Déléguer est toujours une bonne idée, particulièrement lorsqu’on organise un événement! Comme dans votre entreprise, il est important de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux et passer certaines tâches à vos collègues ou subalternes. De cette façon, vous maximisez le temps consacré à l’organisation de votre rassemblement. D’ailleurs, la plateforme vous permet de voir l’avancement en temps réel de l’activité de vos participants pour de votre événement. Les sessions les plus populaires, le réseautage qui se prépare, etc.
- Prévoyez les imprévus et ayez déjà réponse à des situations comme les retards. En effet, personne ne peut contrôler les tempêtes ou les embouteillages. En plus de clarifier l’heure de l’événement dès le début, assurez-vous d’avoir un plan de contingence pour distraire les invités qui sont déjà sur place (discours, séance photo, jeu-questionnaire, etc.).
- Que votre événement soit virtuel ou présentiel, vos invités devraient toujours bénéficier d’une excellente audition et d’un point de vue direct sur la scène ou le locuteur. Pour une rencontre en personnes, disposez les tables conséquemment et de façon virtuelle, assurez-vous que votre plateforme de réseautage soit adaptée à votre réseautage d’affaires virtuel.
Pistes de réflexion pour l’organisation d’un événement corporatif
- Il est aussi important de déterminer le contexte de l’événement. S’agit-il d’une foire pour recherche d’emploi, d’un salon de développement professionnel qui inclut des conférences virtuelles ou encore, d’un réseautage davantage à caractère social? Aussi, quelle forme souhaitez-vous lui donner? Une soirée thématique? Un gala? Souhaitez-vous tenir un événement corporatif en ligne? Un événement de réseautage virtuel en salon privé? Si c’est le cas, souvenez-vous que B2B/2GO vous propose, au moyen de sa plateforme, une solution de connexion entre clients et entreprises ciblés au moyen d’un questionnaire préalablement rempli par les deux parties. Quoi qu’il en soit, les possibilités sont très nombreuses, il faut donc prendre le temps de bien évaluer et choisir ce qui convient davantage à l’objectif principal de votre rencontre.
- Il est primordial de prévoir le nombre d’invités qui seront conviés à votre événement, qu’il soit virtuel ou en personnes. De cette façon, vous aurez une idée de l’ampleur du travail à effectuer, et ce, dès le début du projet. La donnée vous permettra également de bien définir votre budget. D’ailleurs, en utilisant la plateforme, les participants pourront se créer un profil personnalisé qui contiendra, entre autres, l’information pertinente liée à leur parcours lors de l’événement.
- Même si vous proposez un événement en ligne, il est possible de proposer des repas qui seront, par exemple, préalablement livrés à la porte de vos invités. La gestion du repas sera d’autant plus importante si vous réalisez un événement en présentiel, car en plus d’être responsable de la qualité, vous le serez aussi du service. En ce sens, il faut prévoir des solutions de rechange, par exemple, pour une nappe blanche tachée de vin rouge.
- L’analyse des données recueillies pendant votre événement est la clef du succès du prochain. Assurez-vous d’avoir les informations de contact à jour de vos participants. De connaître leurs intérêts. De quantifier les retombées de votre événement. Une plateforme en ligne cumule une tonne de données qui vous sont très précieuses, utilisez les au maximum!
En conclusion, l’organisation d’événements corporatifs permet de renforcer les liens entre les communautés et de faire de nouvelles connaissances. Ce sont des événements qui demandent beaucoup d’énergie et de talents, c’est pourquoi il en existe des spécialistes et des équipes professionnelles en organisation d’événements et surtout, des outils adaptés, peu importe le style et l’objectif. Communiquez avec B2B/2GO pour découvrir la plateforme et ses nombreux avantages.
