Organiser une conférence d’affaires est l’un des projets les plus complexes qu’une organisation peut entreprendre. Il y a des dizaines de variables à gérer simultanément, des centaines de détails qui peuvent tout faire basculer le jour J — et un seul résultat qui compte : que vos participants repartent en ayant obtenu de la valeur.
Cette checklist a été construite à partir de notre expérience avec des centaines d’organisateurs. Elle couvre les 6 phases d’une conférence réussie, de la planification initiale au suivi post-événement.
Phase 1 — Définir les fondations (6 à 12 mois avant)
- Définir l’objectif principal : informer, réseauter, vendre, recruter, fidéliser?
- Identifier le public cible avec précision (titre, industrie, taille d’entreprise)
- Fixer le nombre de participants visé et le budget disponible
- Choisir le format : présentiel, virtuel ou hybride
- Établir le calendrier macro (date, lieu, programme général)
- Constituer le comité organisateur et assigner les responsabilités
Phase 2 — Logistique et fournisseurs (4 à 6 mois avant)
- Réserver le lieu (vérifier : capacité, technologie AV, accessibilité, stationnement)
- Sélectionner la plateforme événementielle (inscriptions, programme, réseautage)
- Contacter les conférenciers et confirmer les sujets et disponibilités
- Planifier la restauration selon les restrictions alimentaires prévisibles
- Souscrire une assurance événementielle
- Préparer les contrats avec tous les fournisseurs
Phase 3 — Promotion et inscriptions (2 à 4 mois avant)
- Lancer la page d’inscription avec un early bird pricing
- Créer une séquence de contenu LinkedIn sur 4 à 6 semaines
- Envoyer les invitations personnalisées à votre liste principale
- Activer vos conférenciers comme ambassadeurs (leur fournir un post pré-rédigé)
- Lancer les commanditaires et partenaires médias
- Suivre les inscriptions hebdomadairement et ajuster si nécessaire
Phase 4 — Préparation des participants (2 à 4 semaines avant)
- Envoyer un email de bienvenue avec les informations pratiques
- Demander aux participants de compléter leur profil de réseautage
- Effectuer le matchmaking et envoyer les suggestions de rencontres
- Briefer les conférenciers sur l’audience (pas juste la logistique)
- Préparer les badges, la signalétique et le matériel d’accueil
- Tester la plateforme technologique avec un utilisateur fictif
- Préparer un plan B pour chaque risque critique (panne internet, conférencier absent)
Phase 5 — Le jour J
- Arriver 2 heures avant les premiers participants
- Faire un briefing de 30 minutes avec toute l’équipe
- Tester l’audio, la vidéo et la connexion internet
- Désigner une personne responsable uniquement de l’expérience participant (pas la logistique)
- Accueillir chaque participant par son prénom et lui proposer une première rencontre
- Surveiller en temps réel les rencontres planifiées et intervenir si nécessaire
- Prendre des photos et du contenu pour les réseaux sociaux
Phase 6 — Suivi post-événement (dans les 72 heures)
- Envoyer un email de remerciement personnalisé à chaque participant
- Distribuer le sondage de satisfaction (court — 5 questions maximum)
- Envoyer les ressources promises (présentations, enregistrements, notes)
- Rappeler aux participants les connexions formées et encourager le suivi
- Appeler 5 participants choisis pour un retour qualitatif de 10 minutes
- Faire le bilan interne avec l’équipe dans les 7 jours
- Mesurer les KPIs : connexions générées, NPS, taux de ré-inscription
La chose que la plupart des organisateurs oublient
Dans toutes les checklists d’événements, il y a une phase qui est presque toujours absente ou sous-développée : la préparation du réseautage.
On planifie les conférenciers, le menu, la signalétique, la technologie. Et puis on laisse le réseautage « se faire naturellement » pendant les pauses.
C’est l’équivalent de soigner chaque détail d’un spectacle et d’oublier de vendre des billets.
Le réseautage ne se fait pas naturellement. Il se prépare, il se structure, il se mesure. Et c’est souvent ce qui décide si vos participants reviennent l’année suivante.
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