L’organisation d’événements pendant des périodes qui s’apparentent à des récessions peuvent sembler difficile, mais ils présentent des opportunités uniques pour les organisations de se démarquer et surtout, de créer de la valeur.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification d’un événement d’affaires dans cette situation :
- Budget : avec des budgets réduits, les organisations peuvent avoir besoin de trouver des moyens créatifs de réduire les coûts tout en offrant des événements de haute qualité. La question à se poser pour chaque dépense : est-ce que ceci apporte de la valeur aux participants. Et pour bien répondre à cette question, il faut savoir pourquoi votre communauté choisit votre événement! Sondez les participants, collectez des données, et concentrez vous sur l’essentiel. Il peut aussi être intéressant de trouver des moyens innovants de réutiliser le matériel événementiel existant.
- Objectif : Plus que jamais, cette réalité pousse le consommateur à se demander ‘What’s in it for me’. En effet, vos participants vont calculer leur retour sur investissement. Offrez leurs des outils pour justifier la dépense, que ce soit par des certifications d’attestation aux conférences, des opportunités de générations de leads, et des rapports automatisés sur leur participation. L’optimisation du temps a également une grande valeur aux yeux des participants dans ce genre de situation.
- Message : En période d’incertitude économique, il est important de s’assurer que le message de l’événement correspondent au climat économique actuel. Envisagez de mettre en évidence des sujets pertinents pour les défis économiques actuels, tels que les stratégies de réduction des coûts ou la navigation dans un paysage commercial en évolution.
- Technologie : La technologie événementielle permet d’augmenter l’efficacité et d’ajouter de la valeur aux événements. Considérez ces outils pour faire de votre événement un rassemblement pertinent et optimal.
- Événements virtuels et hybrides : Les événements virtuels et hybrides peuvent être une alternative rentable aux événements en personne. Les événements virtuels peuvent également offrir des opportunités d’atteindre un public plus large, car les participants peuvent participer de n’importe où dans le monde.
- Réseautage et établissement de relations : Les événements d’affaires peuvent offrir aux participants des occasions de réseauter et d’établir des relations, ce qui peut être particulièrement précieux pendant une récession. Que ce soit pour échanger des conseils, ou pour créer des partenariats, l’union fait la force dans ce genre de situation. Les organisations peuvent faciliter les opportunités de réseautage en organisant des sessions de réseautage ou en fournissant des outils en ligne permettant aux participants de se connecter.
- Adaptabilité et agilité : Les organisations doivent faire preuve d’adaptabilité et d’agilité dans la planification de leurs événements. Cela pourrait impliquer de basculer rapidement vers des événements virtuels ou de trouver de nouvelles façons d’engager les participants.
- ROI : Mesurez votre retour sur investissement : Une fois votre événement terminé, prenez le temps d’évaluer votre retour sur investissement (ROI) et évaluez si votre événement a été un succès. Cela vous aidera à identifier les domaines à améliorer et à apporter des ajustements à vos stratégies de gestion budgétaire pour les événements futurs.
Les participants à l’événement peuvent calculer leur retour sur investissement (ROI) de différentes manières, en fonction de leurs buts et objectifs spécifiques en assistant à l’événement. Voici quelques méthodes courantes utilisées par les participants d’événements pour calculer le retour sur investissement d’un événement :
- Les objectifs : Le plus souvent, les objectifs sont de nouer de nouveaux contacts commerciaux, acquérir de nouvelles compétences ou identifier de nouvelles opportunités commerciales.
- Le calcul des dépenses : les participants calculent les dépenses totales pour assister à l’événement, y compris les frais d’inscription, les frais de déplacement et l’hébergement.
- Les résultats : Pour mesurer les résultats, les participants considèrent le nombre de nouveaux contacts commerciaux établis, la valeur des nouvelles opportunités commerciales identifiées ou les nouvelles compétences acquises.
- Les avantages intangibles : il est important de tenir compte également des avantages intangibles de la participation à l’événement, tels que les connaissances acquises, les opportunités de réseautage et l’exposition de la marque. Bien que ces avantages puissent être difficiles à quantifier, ils peuvent néanmoins apporter une valeur significative aux participants.
En conclusion, les événements d’affaires restent pertinents, peu importe le climat économique. C’est une source de partage qui génère de la valeur pour chacun. Il faut simplement s’assurer d’identifier les besoins essentiels des participants, et d’y répondre.
