1. Les rencontres : facilité vs efficacité
Les participants d’événements sont partagés entre la facilité d’une rencontre virtuelle, et l’efficacité du face à face.
Les rencontres virtuelles sont beaucoup plus faciles à inclure à l’horaire, surtout pour des événements qui nécessitent du voyagement. Ils sont aussi moins coûteux pour les participants. Résultat, les événements en virtuel ont permis aux gens de pays éloignés de se rencontrer plus aisément et cette option a permis aux personnes de participer à un plus grand nombre d’événements d’affaires.
Bien que la participation à des conférences de style webinaire semble convenir à la majorité, les participants notent tous que la rencontre virtuelle n’est pas aussi efficace que la rencontre en personne. L’aspect humain de la communication, l’échange, la communication est plus ardu. Dans le cas de rencontres critiques, ou d’objectifs plus précis, la rencontre en personne reste largement préférée.
Si vous souhaitez convaincre votre communauté de se réunir dans un lieu physique, le réseautage en face à face est votre plus grand atout. Les participants veulent savoir qui ils auront la possibilité de rencontrer avant de confirmer leur présence sur place. Ce sont ces rencontres, qui feront le poids dans la balance. Par contre, il ne faut pas mettre tous ses œufs dans le même panier, offrir l’option virtuelle reste nécessaire pour une satisfaction globale.
2. À chacun son choix, pour chaque activité.
Les participants d’événements hybrides n’ont pas une vision toute blanche et toute noire de leur participation… ils n’aiment pas la question : participerez-vous virtuellement ou en personne? En effet, les participants ne veulent pas faire ce choix, ils veulent pouvoir faire un mélange d’activités virtuelles et des activités présentielles.
La majorité des participants privilégient une présence sur place et non virtuelle. Toutefois, si le coût d’opportunité en temps ou en argent est trop grand, ils préfèreront une présence virtuelle.
Voici quelques exemples concrets pour vous illustrer ce concept :
- Sur un congrès de trois jours, un participant s’assurera d’être présent au moins 2 jours. Le 3e jour, s’il a la possibilité d’être présent virtuellement, une participation virtuelle sera préférée afin d‘éviter d’être absente pour une 3e journée complète de bureau. Également, si la participation à l’événement a nécessité de l’hébergement, l’économie de coût d’un séjour écourté est souvent choisie.
- Les journées d’événement très chargées sont exigeantes. Après 8h au centre des congrès, les gens sont fatigués. Toutefois, il arrive souvent que les objectifs de réseautage ne soient pas encore atteints à ce moment-là. Offrir la possibilité de faire des rencontres virtuelles le matin et le soir, les journées d’événements, permet aux participants de tirer plus de bénéfices, sans trop de compromis sur la vie privée. Le participant peut faire quelques rencontres de chez lui, le matin ou le soir.
3. Autonomes, oui, mais…
Les participants d’événements hybrides veulent être autonomes, autant dans la planification de leur rendez-vous que dans l’inscription aux conférences, et la participation aux activités. Toutefois, l’événement hybride reste un environnement nouveau pour la plupart, et les participants souhaitent être accompagnés. Une équipe désignée doit avoir en main les horaires de chacun et être en mesure de les guider dans les différentes étapes de leur journée.
Si un participant qui est sur place à l’événement doit participer à une rencontre virtuelle avec une personne qui n’est pas sur place, il doit pouvoir le faire de façon autonome sur son ordinateur, ou son cellulaire. Par contre, nous avons noté un grand nombre de personnes qui ont apprécié avoir accès à des stations avec l’équipement nécessaire tout installé (ordinateur, casque d’écoute avec micro, etc.).
–
Organiser un événement hybride, c’est multiplier les possibilités. Toutefois, ceci peut se faire sans que la logistique soit complexe! Il faut simplement une technologie qui donne accès à toutes ces possibilités, et ce, de façon simple et efficace. Assurez-vous, en tant qu’organisateur d’événement, que vous avez créé l’horaire idéal. Nous recommandons de privilégier un accès hybride pour tout l’horaire, mais la majorité des cas, il y a un certain nombre d’activités qui doivent être physiques seulement ou virtuelles seulement, et vous devez avoir ce droit de véto qui encadrera les inscriptions aux activités automatiquement.
Assurez-vous aussi que vous pouvez limiter le nombre de places physique pour chaque activité afin de respecter les restrictions des salles.
Lorsque votre cadre est établi, donnez le plus de liberté possible à vos participants! Une technologie efficace permettra aux participants d’avoir une grande flexibilité, dans un cadre que vous aurez établi!
Finalement, assurez-vous d’être bien accompagné. L’événement hybride ne devrait pas être plus complexe à organiser, ni à y participer.
L’expérience de l’équipe de B2B/2GO sur les événements présentiels, les événements virtuels, mais aussi sur les événements hybrides permet une prise en charge globale qui vous permettra d’atteindre vos nouveaux objectifs, facilement! La plateforme a un niveau de flexibilité inégalé, et le service de conciergerie satisfera chacun de vos participants !
