Les défis liés à l’organisation d’un événement : savoir réduire les coûts
Dans un premier temps, il est important de souligner la difficulté que représente l’organisation d’un événement d’affaires. L’organisateur et son équipe font face à de nombreux défis et coûts qui peuvent compromettre la réussite de l’événement s’ils ne sont pas bien gérés.
Pour commencer, un événement c’est une course contre la montre permanente ! L’équipe d’organisateurs ont un planning chargé et un « timing » à respecter. Le gestion de son temps est primordiale. Afin d’éviter les soucis de dernières minutes et les coûts additionnels, il est important de respecter les deadlines. Même si ce planning est suivi à la minute après, l’équipe n’est pas à l’abri des problèmes techniques (musique, internet, etc.) lors du jour de l’événement, qu’elle doit gérer dans l’urgence. Puis, l’organisateur doit jongler entre son équipe, les intervenants, les partenaires et les participants de l’événement. Cela demande rigueur et coordination afin que chacun trouve sa place lors de l’événement et que les partenaires et participants soient satisfaits. De même, la communication est essentielle, l’organisateur se doit d’être clair et concis afin de transmettre les informations importantes aux bonnes personnes.
En plus de l’aspect humain à gérer, l’organisateur doit aussi contrôler la partie logistique comme la réservation du lieu, l’hébergement, les transports et autre. Cette partie demande également du temps et de la négociation concernant les dates et les prix qui conviennent à l’organisateur.
Le jour de l’événement, l’équipe s’assure que tout se déroule comme prévu, communiquer les dernières informations, s’adapter aux imprévus et surtout contrôler la sécurité et le respect des normes.
Finalement, après l’événement, l’équipe se renseigne sur la satisfaction, collecte des feedbacks des partenaires et participants et rédige des rapports, afin d’améliorer le prochain événement.
Le défi le plus important reste la gestion du budget. La création et surtout le respect de ce dernier est une mission complexe en raison des dépenses multiples et des aléas de l’événement. Il est essentiel de prévoir une marge pour les dépenses imprévues. Un événement c’est un investissement sur le long terme dont le retour sur investissement n’est pas forcément financier et peut être difficile à évaluer.
Les défis liés au réseautage lors d’un événement
Un événement d’affaires est un lieu propice aux échanges et aux rencontres professionnelles, précieuses pour le réseautage des participants. Les participants sont généralement attirés par un événement où des possibilités de réseautage ont lieu. L’organisateur a donc tout intérêt à mettre en place un espace de réseautage et à engager la participation.
En revanche, comme nous avons pu le voir précédemment, l’organisateur a de nombreux aspects à gérer avant, pendant et après l’événement, qui lui demandent du temps et de l’énergie en plus d’un budget à respecter.
De ce fait, planifier et prévoir un espace de réseautage dans un lieu restreint, engager la participation des participants, planifier et gérer les rencontres en plus de l’événement en tant que tel est souvent un défi.
De plus, cet espace ajoute des coûts supplémentaires au budget comme embaucher une personne en charge de la zone de réseautage, allouer un lieu à cet espace, créer des activités afin d’engager les participants et communiquer auprès des participants et partenaires.
La technologie événementielle, une solution ?
Chez B2B/2GO, nous sommes persuadés qu’un organisateur d’événement a déjà beaucoup d’aspects à gérer et qu’il est souvent difficile de prendre en charge une zone de réseautage en plus. En revanche, nous pensons que le réseautage en événement est une des raisons qui poussent les gens à participer et à s’engager parce qu’ils savent qu’ils auront des opportunités de rencontres intéressantes. De ce fait, nous vous proposons notre solution afin de proposer cette zone de réseautage, vous permettant d’économiser dépenses et énergie, mais surtout d’améliorer votre rendement financier et la satisfaction de vos participants.
Pour en apprendre plus sur notre solution et la technologie événementielle, n’hésitez pas à télécharger notre guide !
Les défis liés à l’organisation d’un événement
Dans un premier temps, il est important de souligner la difficulté que représente l’organisation d’un événement d’affaires. L’organisateur et son équipe font face à de nombreux défis et coûts qui peuvent compromettre la réussite de l’événement s’ils ne sont pas bien gérés.
Pour commencer, un événement c’est une course contre la montre permanente ! L’équipe d’organisateurs ont un planning chargé et un « timing » à respecter. Le gestion de son temps est primordiale. Afin d’éviter les soucis de dernières minutes et les coûts additionnels, il est important de respecter les deadlines. Même si ce planning est suivi à la minute après, l’équipe n’est pas à l’abri des problèmes techniques (musique, internet, etc.) lors du jour de l’événement, qu’elle doit gérer dans l’urgence. Puis, l’organisateur doit jongler entre son équipe, les intervenants, les partenaires et les participants de l’événement. Cela demande rigueur et coordination afin que chacun trouve sa place lors de l’événement et que les partenaires et participants soient satisfaits. De même, la communication est essentielle, l’organisateur se doit d’être clair et concis afin de transmettre les informations importantes aux bonnes personnes.
En plus de l’aspect humain à gérer, l’organisateur doit aussi contrôler la partie logistique comme la réservation du lieu, l’hébergement, les transports et autre. Cette partie demande également du temps et de la négociation concernant les dates et les prix qui conviennent à l’organisateur.
Le jour de l’événement, l’équipe s’assure que tout se déroule comme prévu, communiquer les dernières informations, s’adapter aux imprévus et surtout contrôler la sécurité et le respect des normes.
Finalement, après l’événement, l’équipe se renseigne sur la satisfaction, collecte des feedbacks des partenaires et participants et rédige des rapports, afin d’améliorer le prochain événement.
Le défi le plus important reste la gestion du budget. La création et surtout le respect de ce dernier est une mission complexe en raison des dépenses multiples et des aléas de l’événement. Il est essentiel de prévoir une marge pour les dépenses imprévues. Un événement c’est un investissement sur le long terme dont le retour sur investissement n’est pas forcément financier et peut être difficile à évaluer.
Les défis liés au réseautage lors d’un événement
Un événement d’affaires est un lieu propice aux échanges et aux rencontres professionnelles, précieuses pour le réseautage des participants. Les participants sont généralement attirés par un événement où des possibilités de réseautage ont lieu. L’organisateur a donc tout intérêt à mettre en place un espace de réseautage et à engager la participation.
En revanche, comme nous avons pu le voir précédemment, l’organisateur a de nombreux aspects à gérer avant, pendant et après l’événement, qui lui demandent du temps et de l’énergie en plus d’un budget à respecter.
De ce fait, planifier et prévoir un espace de réseautage dans un lieu restreint, engager la participation des participants, planifier et gérer les rencontres en plus de l’événement en tant que tel est souvent un défi.
De plus, cet espace ajoute des coûts supplémentaires au budget comme embaucher une personne en charge de la zone de réseautage, allouer un lieu à cet espace, créer des activités afin d’engager les participants et communiquer auprès des participants et partenaires.
La technologie événementielle, une solution ?
Chez B2B/2GO, nous sommes persuadés qu’un organisateur d’événement a déjà beaucoup d’aspects à gérer et qu’il est souvent difficile de prendre en charge une zone de réseautage en plus. En revanche, nous pensons que le réseautage en événement est une des raisons qui poussent les gens à participer et à s’engager parce qu’ils savent qu’ils auront des opportunités de rencontres intéressantes. De ce fait, nous vous proposons notre solution afin de proposer cette zone de réseautage, vous permettant d’économiser dépenses et énergie, mais surtout d’améliorer votre rendement financier et la satisfaction de vos participants.
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