Pourtant, la majorité des organisations envoient les mêmes courriels génériques d’une édition à l’autre. Une confirmation automatique avec les détails logistiques. Un rappel la veille. Et c’est à peu près tout.
Les six modèles qui suivent sont conçus pour faire plus que transmettre de l’information. Ils préparent activement vos participants à tirer le maximum de leur investissement de temps. Chaque modèle est prêt à l’emploi — adaptez les éléments entre crochets à votre contexte et votre ton.
Modèle 1 — Confirmation d’inscription
Quand l’envoyer : immédiatement après l’inscription, de façon automatisée.
Objectif : confirmer l’inscription, établir les attentes, et démarrer l’engagement bien avant le jour J.
Objet : Votre inscription à [Nom de l’événement] est confirmée
Bonjour [Prénom],
Votre inscription à [Nom de l’événement] est confirmée. On a hâte de vous accueillir le [date] à [lieu / lien de connexion].
Voici ce que vous devez savoir pour bien démarrer.
Les détails de votre événement
Date : [jour, date complète] Heure : [heure de début] — accueil dès [heure d’accueil] Lieu : [adresse complète] ou [lien de connexion pour les événements virtuels/hybrides] Format : [présentiel / virtuel / hybride]
Votre prochaine étape dès maintenant
Complétez votre profil sur la plateforme B2B/2GO pour activer votre système de matchmaking. Plus votre profil est détaillé — secteur d’activité, objectifs de réseautage, défis actuels — plus les rencontres qu’on vous proposera seront pertinentes.
[Bouton : Compléter mon profil]
Vous recevrez votre agenda personnalisé de rencontres [X jours] avant l’événement. D’ici là, n’hésitez pas à consulter la liste des participants déjà inscrits et à envoyer des demandes de rencontre directement via la plateforme.
Des questions? Contactez-nous à [adresse courriel] ou au [numéro de téléphone].
À très bientôt, [Signature]
Modèle 2 — Rappel J-7
Quand l’envoyer : sept jours avant l’événement.
Objectif : maintenir l’engagement, encourager la préparation active, et partager les premiers éléments de l’agenda personnalisé si disponibles.
Objet : Dans 7 jours — voici comment préparer votre présence à [Nom de l’événement]
Bonjour [Prénom],
Dans exactement sept jours, vous serez à [Nom de l’événement]. Voici comment transformer cette journée en investissement qui rapporte concrètement.
Ce qui vous attend
[X] participants confirmés, dont [profil type ou secteurs représentés — ex. : 40 % d’acheteurs, 60 % de fournisseurs / des représentants de [secteurs clés]].
[Insérer 2-3 faits saillants du programme : conférenciers confirmés, sujets couverts, formats de réseautage prévus.]
Vos rencontres personnalisées
[Si l’agenda est disponible :] Votre agenda de rencontres est prêt. Vous avez [X] rencontres planifiées avec des participants sélectionnés selon vos objectifs. Consultez votre agenda et prenez deux minutes pour préparer chaque conversation.
[Bouton : Voir mon agenda]
[Si l’agenda n’est pas encore disponible :] Votre agenda personnalisé de rencontres sera disponible dans [X jours]. En attendant, parcourez la liste des participants et envoyez des demandes de rencontre aux profils qui vous intéressent.
[Bouton : Explorer les participants]
Trois questions à vous poser avant d’arriver
Qui sont les deux ou trois personnes que je veux absolument rencontrer? Quel défi ou projet aimerais-je soumettre à des pairs lors de cet événement? Quel résultat concret voudrais-je pouvoir annoncer à mon équipe le lendemain?
Ces questions semblent simples. Les participants qui y ont répondu avant l’événement repartent systématiquement avec plus de valeur que ceux qui arrivent sans objectif défini.
À dans sept jours, [Signature]
Modèle 3 — Rappel J-1
Quand l’envoyer : la veille de l’événement, en fin d’après-midi.
Objectif : confirmer la présence, partager la logistique pratique, et créer l’anticipation pour le lendemain.
Objet : Demain — tout ce que vous devez savoir pour [Nom de l’événement]
Bonjour [Prénom],
C’est demain. Voici tout ce qu’il faut savoir pour arriver préparé et démarrer du bon pied.
La logistique en bref
Heure d’accueil : [heure] — nous vous conseillons d’arriver dès l’ouverture pour maximiser votre temps de réseautage informel avant le début officiel. Lieu : [adresse] — [indication de stationnement ou transport en commun si pertinent] Accès : [code QR dans votre application B2B/2GO / badge à récupérer à l’accueil / lien de connexion]
Votre agenda de demain
[Heure] — Accueil et réseautage libre [Heure] — [Première session ou activité] [Heure] — Bloc de rencontres individuelles [Heure] — [Etc.]
Votre agenda complet de rencontres est disponible dans l’application B2B/2GO. Prenez quelques minutes ce soir pour le consulter et noter les points essentiels que vous voulez aborder avec chacun de vos interlocuteurs.
[Bouton : Consulter mon agenda]
Une dernière chose
Si vous avez un imprévu et ne pouvez plus assister, merci de nous le confirmer dès que possible à [adresse courriel] — les places libérées permettront à des personnes sur liste d’attente de participer.
On vous attend demain, [Signature]
Modèle 4 — Jour J : informations logistiques et dernière minute
Quand l’envoyer : le matin de l’événement, entre 7h et 8h.
Objectif : rassurer, confirmer les derniers détails, et créer un sentiment d’anticipation positive.
Objet : C’est aujourd’hui — bienvenue à [Nom de l’événement]
Bonjour [Prénom],
C’est aujourd’hui. L’équipe est prête à vous accueillir.
Rappel rapide
Accueil : dès [heure] à [lieu / lien de connexion] Début officiel : [heure] Votre badge vous sera remis à l’entrée — aucune impression nécessaire de votre part.
Pour bien démarrer
Ayez votre application B2B/2GO accessible sur votre téléphone — c’est depuis là que vous gérerez vos rencontres, consulterez le programme, et enverrez des messages à vos interlocuteurs tout au long de la journée.
[Bouton : Ouvrir l’application]
En cas de question sur place, notre équipe est disponible à [lieu du poste d’accueil] ou via le live chat dans l’application.
À tout à l’heure, [Signature]
Modèle 5 — Suivi post-événement
Quand l’envoyer : dans les 24 heures suivant l’événement.
Objectif : remercier les participants, faciliter le suivi des connexions établies, et collecter les données de satisfaction.
Objet : Merci d’avoir été là — vos connexions de [Nom de l’événement]
Bonjour [Prénom],
Merci d’avoir participé à [Nom de l’événement]. Voici un résumé de vos rencontres pour faciliter vos suivis.
Vos rencontres d’hier
[Si la plateforme génère ce résumé automatiquement :] Vous avez tenu [X] rencontres lors de l’événement. Retrouvez les coordonnées complètes de chaque personne rencontrée directement dans votre application B2B/2GO, dans l’onglet Participants.
[Bouton : Voir mes contacts]
Notre conseil pour les prochaines 48 heures
Le suivi post-événement est l’étape la plus déterminante pour transformer une rencontre prometteuse en opportunité concrète. Prenez dix minutes aujourd’hui pour envoyer un message personnalisé aux deux ou trois personnes dont la conversation mérite une suite — en faisant référence à quelque chose de précis qui a été échangé.
Votre avis compte
Deux minutes pour nous dire comment s’est passée votre journée — vos retours nous servent directement à améliorer la prochaine édition.
[Bouton : Donner mon avis]
À bientôt, [Signature]
Modèle 6 — Invitation à la réinscription
Quand l’envoyer : entre deux et quatre semaines après l’événement, quand l’enthousiasme est encore présent mais que le quotidien a repris.
Objectif : convertir les participants satisfaits en inscrits anticipés pour la prochaine édition.
Objet : [Prénom], la prochaine édition de [Nom de l’événement] est ouverte
Bonjour [Prénom],
Nous espérons que votre participation à [Nom de l’événement] vous a permis d’établir des connexions qui avancent bien.
La prochaine édition est maintenant ouverte aux inscriptions anticipées — et les participants de cette édition bénéficient d’un accès prioritaire avant l’ouverture publique.
Pourquoi s’inscrire maintenant
Tarif préférentiel réservé aux participants de l’édition précédente : [prix anticipé] vs [prix régulier]. Priorité dans l’attribution des créneaux de rencontres — les profils inscrits en premier bénéficient du plus grand choix de matchings disponibles. Garantie de place dans un événement qui affiche complet [X semaines / mois] avant la date.
Ce qui change à la prochaine édition
[Insérer 2-3 améliorations concrètes basées sur les retours de l’édition précédente — ex. : créneaux de rencontres allongés à 25 minutes, nouveau format de tables rondes thématiques, conférenciers confirmés.]
[Bouton : M’inscrire à tarif anticipé]
L’offre anticipée est disponible jusqu’au [date limite]. Après cette date, les inscriptions ouvrent au grand public au tarif régulier.
Au plaisir de vous retrouver, [Signature]
Comment intégrer ces modèles dans votre processus
Ces six modèles forment une séquence complète — pas six courriels indépendants. Chaque message prépare le suivant et maintient un fil conducteur entre l’inscription et la réinscription.
Quelques principes pour maximiser leur efficacité. L’objet est la décision d’ouverture — si l’objet ne donne pas envie de lire, le reste n’existe pas. Testez deux versions d’objet sur vos premières campagnes et conservez celle qui performe le mieux. La personnalisation dépasse le prénom — plus vous injectez de données spécifiques à chaque participant (ses rencontres planifiées, le nombre de participants dans son secteur, ses objectifs déclarés), plus le taux d’engagement augmente. Et la cadence doit être respectée — un rappel J-7 envoyé J-4 parce que l’équipe était débordée perd une grande partie de son efficacité.
La plateforme B2B/2GO automatise l’envoi de ces séquences et injecte les données personnalisées dynamiquement — noms, rencontres planifiées, liens directs vers les profils. Vous configurez une fois, la plateforme exécute à chaque édition.
